Je kent hem wel. Die collega die altijd veel verhalen heeft, ontzettend geanimeerd vertelt en eeuwenlang uit kan weiden over zijn afgelopen weekend of hoe leuk de kinderen zijn. Hartstikke gezellig voor bij de borrel, maar vandaag heb je haast. Geen tijd voor bijzondere afdwalingen en lange gesprekken. Vandaag wil je gewoon een antwoord en door. Makkelijker gezegd dan gedaan? Nee hoor! In dit artikel lees je 4 tips om de regie terug te pakken en het gesprek te laten verlopen op jouw terms & conditions – of het nu een Zoom-meeting, telefoontje of face to face-gesprek is. Straks ben jij ook een pro in effectieve en korte gesprekken op je drukke werkdag!
Misschien ken je de LSD-techniek (luisteren, samenvatten, doorvragen). Hiermee voer je makkelijk een empathisch en begripvol gesprek. De stappen in dit artikel lijken hier veel op. Je ruilt alleen de ‘D’ van doorvragen in voor de ‘A’ van actie! Je wilt immers niet eeuwig uitweiden over het onderwerp van je collega, maar je eigen vraag aankaarten.
Luisteren
Eén van de belangrijkste dingen in een gesprek is luisteren. Iedereen wil zich gehoord voelen. Jij, maar jouw collega, directeur, klant of opdrachtgever ook. Luister dus begrijpend. Concentreer je op het gesprek en toon interesse. Probeer je in te leven in de situatie van de ander. Kijk uit met oordelen, aannames en (tip!) ook met luistergeluiden. Luistergeluiden (‘ja’, ‘hmm’, ‘oké’) zijn erg belangrijk, maar probeer ze in dit geval met mate te gebruiken. Ze werken aansporend. Hoe meer je ‘meehumt’, hoe langer je collega blijft praten. En dat wil je in dit gesprek juist niet!
Samenvatten
Als je haast hebt herken je misschien de neiging wel om iemand te onderbreken en je vraag in het gesprek te slingeren. Meestal werkt dat op de korte termijn effectief. Je hebt namelijk gelijk het antwoord op je vraag. Maar wat je eigenlijk doet is iemand afkappen in zijn verhaal. Over het algemeen houden mensen daar niet zo van. Daarom wordt jouw redding vanaf nu: samenvatten! Vind je een gaatje in het gesprek van je collega? Kies voor samenvatten in plaats van onderbreken of ‘meehummen’. Maar hoe vat je dan samen? Ik geef je een voorbeeld:
‘Wauw, je hebt dus lekker in het bos gewandeld en hebt een frisse neus gehaald! En die tapasavond met je vriend klinkt ook echt als een aanrader. Jammer dat je niet kon bestellen bij dat restaurant waar je wilde, maar verder klinkt het alsof je een heel fijn weekend hebt gehad dus.’
En ineens ben je zelf de spraakwaterval geworden. Als je de regie in een gesprek terug wil krijgen door samen te vatten is de tip: houd het zelf ook kort. In principe ben je al klaar met de zin: ‘Wauw, afgezien van dat restaurant waar je niet kon bestellen, klinkt dat als een heel fijn weekend!’
Actie, actie, actie!
Dat staat er niet voor niets drie keer, want probeer geen stilte te laten vallen na je samenvatting. Hier neem je de leiding en race je gelijk door naar jouw vraag of actie. Jij plakt dus jouw vraag over die onduidelijke e-mail of het nieuwe project direct achter de samenvatting. Hoe ziet dat eruit? Nou zo:
‘Wauw, afgezien van dat restaurant waar je niet kon bestellen, klinkt dat als een heel fijn weekend! Hé, maar ik heb even een vraag over jouw e-mail. Je gaf aan dat je cijfers nodig hebt voor de presentatie van dinsdag. Welke cijfers heb je precies nodig?’
Lekker effectief
Et voilà! Jij krijgt je antwoord op een presenteerblaadje. Dwaalt je collega vervolgens weer af? Vat opnieuw samen en koppel er een nieuwe actie aan. Bijvoorbeeld dat je zijn antwoord verwerkt in een e-mail, je die presentatie gaat maken of iemand gaat bellen. Je collega blij dat hij je geholpen heeft en jij blij met het mega-effectieve gesprek dat je net voerde. Zo makkelijk is het dus. Heb je ook nog genoeg gespreksstof voor bij de borrel ;).
Heb jij nog een andere supertip om een snel en effectief gesprek te voeren? Laat het hieronder weten!
